优秀项目经理是如何高效利用时间的

时间:2024-06-23 点击:55次

随着社会节奏的加快,每个人都承担着越来越多的工作任务和压力,所以忙几乎成了现代都市人特有的标签。每天都在忙着开会,忙着出差,忙着完成各种任务,甚至忙着娱乐……每当面对此起彼伏的电话,络绎不绝的邮件,还有从四面八方涌来的各项工作时,耳边便不由地响起那首曾经流行的歌曲《时间都去哪儿了》。


很多时候,我们感到焦头烂额、疲惫不堪, 并不是因为时间不够用,而是我们自己不会高效地利用时间。如果能堵住那些跑、冒、滴、漏的时间,主动地将时间管理起来,我们的工作就会变得高效。那么,怎样才能高效地利用时间成为一个亟待解决的问题,下面介绍的方法值得大家一试。

 

主动切断干扰源

 

做任何事情,如果不断地被分心、被打扰, 不能集中精力,那么既不可能高效,也不会取得理想的结果。这就需要切断工作中的干扰源。什么是工作中的干扰源?网络!如今移动互联网无处不在,网络、手机几乎成了人们片刻不离的必备物品。有一幅漫画表达得很形象:在马斯洛的层次需求模型最底端即生理需求的下面,又多了一层需求:Wi-Fi需求!如图1所示。

图1 最新马斯洛需求理论

 

丰富的手机应用在给我们带来各种便利的同时,也极大地干扰和破坏了工作时间的连续性。微信、微博、QQ、淘宝……图像的每一次闪动, 提示音的每次一响起,都会对我们正在进行的工作、正在思考的问题造成严重的影响。这些干扰源如果不能得到有效的控制和屏蔽,那么“聚精会神”就变成了空话。因此,要想高效工作,首先要给自己创造一个相对安静的环境:放下手机,离开网络!

 

运用时间四象限法

 

有了专心工作的环境,不等于已经得到了高效的结果。在面对纷乱的工作任务时,必须学会区分轻重缓急,确保有限的精力聚焦在最重要的事情上,而不是眉毛胡子一把抓。其中,最简单也是最有效的工具就是时间四象限法。所谓四象限,是指将工作按紧迫性和重要性两个维度区分为紧急重要、紧急不重要、重要不紧急和不紧急不重要,如图2所示。在时间有限、精力有限的制约条件下,不同性质的活动要采取不同的应对方法。

2 时间管理四象限法

 

对于紧急重要的事情,特别是那些越接近目标的工作,越要集中精力,抓住重点,进行优先处理,在这些工作没有完成之前,不要把精力分散到其他事情上;对于重要但不紧急的事,则是在完成了紧急重要的工作之后,再投入大部分精力去执行;对于紧急不重要的事,原则上应该尽量少做,或者主动授权给别人,委托别人来做; 对不重要也不紧急的事情,可不做或少做。


通过对四象限法的梳理,我们有限的精力得到了合理的分配,这样才能获得最大的收益。然而,在使用四象限法时,也需要注意一些细节, 比如领导与你在工作优先顺序的理解上可能会有所不同,如果出现了冲突,自然要服从领导的安排,确保自己的工作目标和领导的要求保持一致。另外,工作的优先顺序有可能因各种情况发生变化而变化,所以需要经常重新评估工作的性质,以确保重要的事情得到应有的精力投入。

 

采用敏捷看板

 

看板是一种敏捷管理工具,也是一种高效工作的手段。这种工具是由大卫·安德森发现的。他受到日本丰田汽车及时交付的启发。看板的原意是招牌、告示栏,丰田汽车及日本百货业将客户要的产品有哪些,正在生产中的有哪些,已经完成可交付的有哪些都显示在一个大看板上。用意在于及时交付客户要的产品,让所有的工作可视化,并且限制进行中的工作,如图3所示。如果手边有太多工作的话,无论是团队还是个人都不可能很高效地完成目前的工作,而是应该把手边的工作完成,再开始做另一个工作。

3 用贴纸贴出看板

 

让工作可视化,最方便的手段就是贴纸。将需要完成的任务分别写在贴纸上,然后按这些任务的完成状态,比如等待执行、执行中、检查/确认、完成/移交等分别集中粘贴在白板或玻璃隔断上。随着任务状态的改变,同步移动贴纸的位置,这种既简单又清晰的看板工具对于聚焦重点活动,提高工作效率,能起到积极的作用和显著的效果。

 

运用MoSCoW原则

 

也许有些人会说,即使我把工作按轻重缓急分类了,即使我让这些任务清晰可见了,但工作的总量还是那么多,甚至超出了我的精力范围, 这又该怎么办呢?现实工作中,确实经常会有这种情况发生,资源紧缺在大量行业、领域中实际上就是一种常态。人少活多,让我们身心俱疲。然而,冷冰冰的职场法则告诉我们,没有功劳, 就没有资格谈苦劳!所以,一味地忙,甚至疲于奔命,并不一定等于有成绩。要想获得满意的结果,还是要在达成任务的目标上下功夫。


人的精力是有限的,只有将有限的精力投入那些最关键、最重要的任务中,才有可能取得事半功倍的效果。另一种源自敏捷管理的思想能够帮助我们实现这一要求的是“MoSCoW原则”。所谓MoSCoW是指将需要完成的工作按重要等级划分为“一定要”“应该要”“可以要”“不需要”。因为时间和资源是相对有限的并且受到一定的制约,所以一旦有新的“一定要”需求出现时,就必须将原计划中那些属于“可以要”工作剔除,以便腾出时间和精力,确保范围内的工作得到可靠的执行,如图4所示。

图4 “MoSCoW原则”示意图

 

结语

 

项目经理要管理好自己的时间,在有限的时间内做出高效的工作其实并不难,以上介绍的每一种方法都不复杂,而且已经被大量的实践证明有一定的效果。但是,要真正管理好自己的时间其实很不容易,因为我们往往很难打破“知易行难”的规律。怎样才能让这些有效的方法真正地发挥作用呢?先定一个小目标,从身边做起,从点滴做起,从放下手机做起!积极的态度、正确的方法,辅以持之以恒的精神,我们就一定能成为掌握自己时间的主人。我们今天的状态,是过去五年以来持续不断努力的结果。而今天及未来五年的努力,将会决定我们五年乃至十年后的人生!

 

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